Nhiều thửa ruộng đứng tên cha mẹ đã ngoài tám mươi, có người nằm một chỗ, có người mắt kém tay run không ký được; khi gia đình muốn làm thủ tục tặng cho hoặc bán, câu hỏi đầu tiên là có được mời công chứng viên đến nhà không. Luật Công chứng 2024 cho phép công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp, trong đó có người già yếu không thể đi lại. Nhưng đến nhà rồi, việc công chứng có làm được hay không còn phụ thuộc vào một điều quan trọng hơn: người ký có còn đủ minh mẫn và tự nguyện hay không.
Bài này giải thích nguyên lý theo Luật Công chứng 2024 và Bộ luật Dân sự 2015, những tình huống thường gặp với người cao tuổi ở nông thôn, và cách chuẩn bị để buổi công chứng tại nhà diễn ra đúng. Điều kiện chi tiết và thù lao cho công chứng ngoài trụ sở mỗi nơi có thể khác, nên hãy hỏi trực tiếp tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh có ruộng.
Khi nào được công chứng ngoài trụ sở
Nguyên tắc chung là việc công chứng thực hiện tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Luật Công chứng 2024 cho phép thực hiện ngoài trụ sở khi người yêu cầu công chứng thuộc một số trường hợp: người già yếu, không thể đi lại được; người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù; hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở. Người cao tuổi nằm liệt, sau tai biến, mới mổ, là những trường hợp thường gặp.
Công chứng ngoài trụ sở vẫn phải do công chứng viên trực tiếp thực hiện, đầy đủ các bước như ở trụ sở: kiểm tra giấy tờ, hỏi ý chí, đọc hoặc nghe đọc dự thảo, ký trước mặt công chứng viên. Thông tin về việc công chứng ngoài trụ sở, như địa điểm, lý do, thường được ghi nhận trong văn bản công chứng.
Vì công chứng viên phải đi lại, tổ chức hành nghề công chứng thường thu thêm chi phí theo thoả thuận, ngoài phí công chứng theo biểu. Hỏi trước để gia đình chuẩn bị, và yêu cầu ghi các khoản rõ ràng. Với ruộng ở vùng xa, nên đặt lịch sớm vì công chứng viên cần sắp xếp chuyến đi. Lưu ý rằng nơi công chứng ngoài trụ sở vẫn phải nằm trong phạm vi mà tổ chức hành nghề công chứng được phép hoạt động, nên với hợp đồng về ruộng, hãy liên hệ tổ chức ở chính tỉnh có ruộng.
Năng lực và ý chí của người ký: điều công chứng viên cần thấy
Bộ luật Dân sự 2015 đòi hỏi người tham gia giao dịch có năng lực hành vi dân sự phù hợp và hoàn toàn tự nguyện. Với người cao tuổi, công chứng viên sẽ quan sát và hỏi chuyện trực tiếp: người ký có biết mình đang ký gì, cho ai, thửa ruộng nào, có hiểu hậu quả không. Câu hỏi thường rất đời thường như cụ có biết hôm nay mình làm giấy gì, cụ định cho ai thửa ruộng ở xứ đồng nào.
Nếu có dấu hiệu người ký không minh mẫn, hoặc gia đình trả lời thay, công chứng viên có thể yêu cầu giấy khám sức khoẻ, đề nghị giám định, hoặc từ chối. Đây không phải làm khó mà là bảo vệ chính người già và những người con khác, vì một giao dịch do người không còn nhận thức ký có thể bị tuyên vô hiệu về sau, kéo theo tranh chấp giữa anh chị em.
Nếu cha mẹ đã mất năng lực hành vi dân sự theo quyết định của toà án, họ không tự ký được nữa; giao dịch do người giám hộ thực hiện theo quy định chặt chẽ về giám hộ, và có những việc người giám hộ không được tự quyết. Trường hợp này cần hỏi luật sư trước khi tính đến công chứng.
Tình trạng người ký và cách xử lý thường gặp
Bảng dưới gom những tình trạng hay gặp ở người cao tuổi nông thôn. Cách xử lý cụ thể do công chứng viên quyết định theo quy định và quan sát thực tế.
| Tình trạng | Cách xử lý thường gặp | Gia đình chuẩn bị gì |
|---|---|---|
| Tỉnh táo nhưng không đi lại được | Công chứng ngoài trụ sở | Giấy tờ đầy đủ, không gian yên tĩnh |
| Tỉnh táo nhưng tay run không ký được | Điểm chỉ thay chữ ký theo quy định | Báo trước để công chứng viên chuẩn bị |
| Không đọc được, mắt kém, không biết chữ | Cần người làm chứng; dự thảo được đọc cho nghe | Mời người làm chứng không có quyền lợi liên quan |
| Nghe kém, nói khó | Có thể cần người làm chứng hoặc người phiên dịch phù hợp | Hỏi trước công chứng viên |
| Lúc tỉnh lúc lẫn | Có thể yêu cầu giấy khám sức khoẻ hoặc từ chối | Hỏi bác sĩ điều trị, chọn thời điểm tỉnh táo nhất |
| Đã mất năng lực hành vi theo quyết định của toà | Không tự ký; người giám hộ thực hiện theo quy định | Hỏi luật sư trước |
Người làm chứng nên là người không có quyền lợi trong giao dịch: không phải người nhận ruộng, không phải vợ chồng của người nhận. Hàng xóm, người trong họ ít liên quan thường hợp. Hỏi công chứng viên về điều kiện người làm chứng trước khi mời.
Bàn trong gia đình trước khi mời công chứng viên
Phần lớn tranh chấp sau này không nảy sinh từ thủ tục mà từ việc các con không được biết. Ví dụ giả định: bà cụ tặng cho thửa ruộng duy nhất cho người con út đang chăm mình, các con khác ở xa biết tin sau khi đã sang tên, cho rằng em út lợi dụng lúc mẹ yếu. Dù thủ tục hoàn toàn đúng, vụ việc vẫn có thể ra toà với yêu cầu tuyên vô hiệu vì lý do ý chí.
Cách phòng là họp gia đình trước, để cha mẹ nói rõ ý mình khi còn minh mẫn, các con cùng nghe. Biên bản họp gia đình có chữ ký mọi người không thay được hợp đồng, nhưng giảm nhiều khả năng tranh chấp. Nếu cha mẹ muốn chia ruộng cho nhiều con, cân nhắc phương án chia, giữ lại phần dưỡng già, hoặc lập di chúc thay vì tặng cho ngay; trang trung tâm đất đai có bài riêng về chia đất cho con khi cha mẹ còn sống.
Nếu thửa ruộng là đất trồng lúa mà người con nhận đang sống ở thành phố, không trực tiếp sản xuất nông nghiệp, cần hỏi trước điều kiện nhận tặng cho đất trồng lúa. Đừng để công chứng viên đến tận nhà rồi mới phát hiện vướng ở phía người nhận.
Một việc nhỏ nhưng có ích: ghi lại bằng video buổi họp gia đình, với sự đồng ý của mọi người, trong đó cha mẹ tự nói ý muốn của mình. Video này không thay thủ tục, nhưng nếu sau này có người nghi ngờ cha mẹ bị ép, nó là một chứng cứ cho thấy ý chí được nói ra khi còn minh mẫn, trước mặt tất cả các con.
Đặt lịch công chứng tại nhà
Trình tự gợi ý để buổi công chứng tại nhà diễn ra gọn và đúng.
- Gọi tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh có ruộng, trình bày tình trạng sức khoẻ của người ký, hỏi điều kiện công chứng ngoài trụ sở, chi phí và giấy tờ.
- Gửi trước bản chụp giấy chứng nhận, giấy tờ tuỳ thân của các bên, giấy tờ hôn nhân, để công chứng viên kiểm và soạn dự thảo.
- Chuẩn bị giấy tờ về tình trạng sức khoẻ nếu có, như giấy ra viện, sổ khám bệnh, để công chứng viên tham khảo khi cần.
- Chọn giờ người già tỉnh táo nhất trong ngày, thường là buổi sáng. Báo trước nếu người ký cần điểm chỉ hoặc cần người làm chứng.
- Hôm công chứng, để công chứng viên nói chuyện riêng với người ký; các con không trả lời thay, không nhắc bài.
- Sau khi ký, nộp hồ sơ đăng ký biến động sớm, vì nếu người tặng cho qua đời trước khi đăng ký thì việc xử lý có thể phức tạp hơn; hỏi văn phòng đăng ký đất đai.
Nếu cha mẹ chỉ yếu tạm thời sau đợt ốm, đôi khi chờ vài tuần để họ khoẻ hơn và tự đến trụ sở lại là lựa chọn tốt hơn. Đừng vội vì sức ép của người mua hay của lịch đi làm của các con.
Những điều làm buổi công chứng tại nhà phải dừng lại
Có những dấu hiệu khiến công chứng viên phải dừng, và gia đình nên biết trước để không tạo ra chúng. Dấu hiệu rõ nhất là người ký không tự trả lời được những câu hỏi cơ bản, hoặc trả lời mâu thuẫn với nội dung hợp đồng. Dấu hiệu thứ hai là có người trong nhà phản đối ngay tại chỗ, cho thấy có tranh chấp trong gia đình về thửa ruộng.
Dấu hiệu thứ ba là người ký tỏ ra sợ hãi, nhìn người nhà trước khi trả lời, hoặc nói những câu như “con bảo ký thì ký”. Công chứng viên có nghĩa vụ bảo đảm sự tự nguyện, nên khi nghi ngờ, họ có thể từ chối. Từ chối hôm nay không có nghĩa là không bao giờ làm được, nhưng gia đình nên giải quyết chuyện trong nhà trước.
Một dấu hiệu nữa ít ai để ý là giấy tờ không khớp với lời người ký. Ví dụ giả định: cụ ông nói cho con trai cả thửa ruộng gần nhà, nhưng dự thảo lại ghi số thửa của mảnh ruộng ngoài đồng xa. Nhầm lẫn kiểu này thường do người soạn chép sai số thửa, nhưng công chứng viên phải dừng lại kiểm. Gia đình nên tự đối chiếu số tờ, số thửa trong dự thảo với giấy chứng nhận và với ý của cha mẹ trước ngày hẹn.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng tại nhà có giá trị như công chứng ở văn phòng không?
Có, nếu được thực hiện đúng trường hợp và đúng thủ tục mà Luật Công chứng 2024 cho phép. Văn bản công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như văn bản công chứng tại trụ sở.
Cha mẹ không ký được thì điểm chỉ có được không?
Người không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký có thể điểm chỉ thay chữ ký theo quy định. Công chứng viên sẽ hướng dẫn cách điểm chỉ và có thể yêu cầu thêm người làm chứng tuỳ trường hợp.
Người làm chứng có thể là con cháu trong nhà không?
Người làm chứng không nên là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch, như người được nhận ruộng. Hỏi công chứng viên về điều kiện cụ thể; thường hàng xóm hoặc người trong họ ít liên quan là lựa chọn an toàn.
Cha mẹ đang nằm viện có công chứng tại bệnh viện được không?
Công chứng ngoài trụ sở có thể thực hiện ở nơi người yêu cầu đang ở, kể cả bệnh viện, nếu công chứng viên chấp nhận và bệnh viện cho phép. Tình trạng sức khoẻ lúc ký sẽ được công chứng viên đánh giá kỹ hơn.
Đã công chứng tặng cho rồi mà cha mẹ mất trước khi sang tên thì sao?
Hợp đồng đã công chứng vẫn là căn cứ quan trọng; người nhận tiếp tục làm thủ tục đăng ký, có thể phát sinh yêu cầu bổ sung giấy tờ. Nếu anh chị em tranh chấp, việc giải quyết phức tạp hơn. Hỏi văn phòng đăng ký đất đai và luật sư.
