Rất nhiều người đứng tên ruộng ở quê lại không sống ở quê: con cháu đã lên thành phố, ra nước ngoài, hay đi làm ở tỉnh khác. Khi cần bán hoặc tặng cho thửa ruộng, câu hỏi đầu tiên là có phải về tận quê để ký không, và nếu không về được thì ký ở đâu cho hợp lệ.
Câu trả lời phụ thuộc loại giấy tờ cần ký. Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho ruộng có quy tắc riêng về nơi công chứng, còn hợp đồng uỷ quyền thì linh hoạt hơn. Bài này giải thích nguyên lý theo Luật Công chứng 2024 và các cách thường dùng. Quy định chi tiết có thể thay đổi, nhất là phần công chứng điện tử đang triển khai theo lộ trình, nên trước khi lên kế hoạch, hãy gọi hỏi công chứng viên ở tỉnh có ruộng.
Nguyên tắc nơi công chứng hợp đồng về đất
Luật Công chứng 2024 tiếp tục nguyên tắc: công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức đó đặt trụ sở. Nói cách khác, ruộng ở Thanh Hoá thì hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho thửa ruộng ấy được công chứng ở một tổ chức hành nghề công chứng tại Thanh Hoá, không phải ở Thành phố Hồ Chí Minh nơi người bán đang sống.
Luật cũng có ngoại lệ cho một số loại việc không bị giới hạn theo tỉnh nơi có bất động sản, trong đó có di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản uỷ quyền liên quan đến bất động sản. Chính ngoại lệ về uỷ quyền là lối đi phổ biến nhất cho người ở xa: ký hợp đồng uỷ quyền ở nơi mình đang sống, người được uỷ quyền ở quê thay mặt ký hợp đồng chuyển nhượng.
Ngoài công chứng, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho ruộng còn có thể chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Lựa chọn này cũng đòi hỏi người ký có mặt ở xã. Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, xã mới có thể ở xa hơn trước với một số thôn, nên hỏi bộ phận một cửa về lịch làm việc trước khi về. Nếu thửa ruộng nằm ở xã cũ đã nhập, hãy hỏi luôn hồ sơ địa chính khu đồng đó đang do điểm tiếp nhận nào giữ.
Bốn cách khi không ở quê
Mỗi cách có ưu nhược riêng. Bảng dưới so sánh theo nguyên lý để bạn chọn cách hợp với hoàn cảnh gia đình.
| Cách làm | Bạn phải làm gì | Ưu điểm | Điều cần cân nhắc |
|---|---|---|---|
| Về quê ký một lần | Hẹn trước, về đúng ngày, ký trực tiếp | Tự kiểm soát toàn bộ giao dịch | Tốn chuyến đi, phải đủ người cùng ký một lúc |
| Uỷ quyền tại nơi đang sống | Ký hợp đồng uỷ quyền ở tổ chức công chứng gần nhà | Không phải về, linh hoạt | Rủi ro nếu người được uỷ quyền làm sai, phạm vi phải viết chặt |
| Ở nước ngoài: uỷ quyền qua cơ quan đại diện | Ký văn bản uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại hoặc theo thủ tục hợp pháp hoá | Không phải về nước | Thời gian chuẩn bị lâu hơn, cần hỏi trước giấy tờ |
| Công chứng điện tử | Theo hướng dẫn khi hình thức này được triển khai ở tỉnh có ruộng | Có thể giảm đi lại | Đang triển khai theo lộ trình, cần hỏi xem đã áp dụng chưa |
Phần lớn gia đình chọn uỷ quyền vì đơn giản. Nhưng uỷ quyền bán ruộng là trao cho người khác một quyền rất lớn, nên trang có bài riêng về cách viết phạm vi, thời hạn và cách tránh mất trắng. Đọc bài đó trước khi ký.
Người ở nước ngoài: những điểm riêng
Người Việt Nam đang sống ở nước ngoài mà đứng tên ruộng ở quê, hoặc có tên trong hộ được giao ruộng, thường gặp hai việc: ký uỷ quyền cho người ở quê bán, tặng cho; hoặc ký văn bản đồng ý để các thành viên khác trong hộ chuyển nhượng. Hai cách hay dùng là ký tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại, hoặc ký trước công chứng viên nước sở tại rồi làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, chứng thực bản dịch khi về Việt Nam.
Mỗi nước, mỗi cơ quan đại diện có lịch làm việc và yêu cầu giấy tờ riêng. Hỏi trước cơ quan đại diện và đồng thời hỏi công chứng viên ở tỉnh có ruộng xem họ chấp nhận văn bản theo hình thức nào, để không phải làm lại. Một văn bản uỷ quyền làm ở nước ngoài mà bị từ chối ở Việt Nam là mất thêm vài tháng.
Riêng câu hỏi người ở nước ngoài có còn quyền với thửa ruộng của hộ hay không, và có được đứng tên nhận ruộng hay không, là câu hỏi về điều kiện của chủ thể sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024, phụ thuộc quốc tịch và hoàn cảnh cụ thể. Hãy hỏi luật sư hoặc văn phòng đăng ký đất đai trước khi làm bất kỳ giấy tờ nào.
Chuẩn bị một chuyến về quê cho gọn
Nếu chọn về quê ký trực tiếp, chuẩn bị tốt giúp làm xong trong một chuyến. Có thể theo các bước sau.
- Gọi tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh có ruộng, hỏi danh mục giấy tờ cho đúng trường hợp nhà mình, đặt lịch và gửi trước bản chụp.
- Liệt kê mọi người phải ký: người đứng tên, vợ hoặc chồng, các thành viên hộ có chung quyền. Hẹn tất cả cùng một ngày hoặc chuẩn bị giấy uỷ quyền cho người không về được.
- Kiểm giấy tờ tuỳ thân còn hạn, giấy tờ hôn nhân, giấy tờ chứng minh thay đổi số định danh nếu sổ ghi số cũ.
- Thống nhất trước với bên mua hoặc bên nhận tặng cho toàn bộ điều khoản, nhất là giá, cách trả tiền, thời điểm bàn giao ruộng.
- Hỏi bộ phận một cửa cấp xã về việc nộp hồ sơ đăng ký biến động ngay sau khi công chứng, xem có nộp được trong cùng chuyến không.
- Thanh toán qua chuyển khoản vào tài khoản đúng tên người bán, giữ chứng từ; tránh mang theo khoản tiền mặt lớn.
Nếu thời gian ở quê ngắn, để lại một bản uỷ quyền hẹp cho người thân chỉ để nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký biến động. Uỷ quyền như vậy ít rủi ro hơn nhiều so với uỷ quyền bán.
Giữ bản chính sổ và tiền khi giao dịch từ xa
Giao dịch từ xa có một chỗ yếu chung: bản chính giấy chứng nhận và dòng tiền phải đi qua tay người khác. Nhiều người ở thành phố gửi sổ về quê cho người thân, cho người môi giới cầm để “tiện dẫn khách”, rồi mất kiểm soát. Sổ đã nằm trong tay người khác thì việc bị đem đi thế chấp, cầm cố trái phép hoặc làm giả để bán là rủi ro có thật.
Nguyên tắc an toàn là bản chính sổ chỉ xuất hiện tại bàn công chứng. Người môi giới cần cho khách xem thì dùng bản chụp có ghi chú “bản chụp để tham khảo”. Nếu bắt buộc phải giao sổ cho người được uỷ quyền, hãy giao sát ngày ký, có biên bản giao nhận, và chọn người thật sự tin cậy.
Về tiền, hợp đồng nên ghi rõ tiền chuyển vào tài khoản đứng tên người bán, không qua tài khoản của người được uỷ quyền hay người môi giới. Tiền đặt cọc cũng vậy. Khi tiền đi thẳng giữa hai bên mua bán, người trung gian dù có ý xấu cũng khó gây thiệt hại lớn.
Chứng thực ở xã hay công chứng: chọn theo hoàn cảnh
Khi ruộng đơn giản, người ký ở gần xã. Chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có đất thường gọn, các bên quen thủ tục, cán bộ biết thửa ruộng. Hỏi trước về giấy tờ và lịch tiếp nhận.
Khi ruộng có nhiều người cùng quyền hoặc giá trị lớn. Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, nên có thêm lớp kiểm tra về người ký, điều kiện chuyển nhượng, nội dung điều khoản.
Khi cần soạn hợp đồng có điều khoản riêng. Ruộng đang cho thuê, có vụ lúa dở, có đường nước qua thửa bên cạnh cần điều khoản riêng; tổ chức hành nghề công chứng thường hỗ trợ soạn tốt hơn.
Khi một bên đã già yếu không đi được. Luật Công chứng 2024 cho phép công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp, trong đó có người già yếu, không thể đi lại. Hỏi công chứng viên về điều kiện và cách đặt lịch.
Khi các bên ở hai tỉnh khác nhau. Bên mua ở tỉnh khác vẫn phải ký tại tỉnh có ruộng hoặc qua người được uỷ quyền. Hẹn một ngày cả hai cùng có mặt ở nơi công chứng là cách đỡ phát sinh nhất.
Nhờ người nối việc ở quê: an toàn ở chỗ nào
Người ở xa thường phải nhờ ai đó ở quê lo phần việc tại chỗ: dẫn người mua đi xem ruộng, hẹn lịch công chứng, nộp hồ sơ ở xã. Người đó có thể là người thân, có thể là một người môi giới đất ở địa phương. Điều quan trọng là phân biệt việc nhờ người nối việc với việc giao quyền bán. Người nối việc không cần cầm bản chính sổ, không cần nhận tiền thay bạn, và không cần giấy uỷ quyền bán.
Nếu chưa có ai để nhờ, bạn có thể để lại nhu cầu cho Ruộng Đất để được nối với văn phòng công chứng hoặc người môi giới đất ở địa phương; còn chọn ai, giao việc gì, ký hợp đồng ra sao vẫn là quyết định của bạn sau khi tự kiểm tra họ. Dù làm việc với ai, nguyên tắc vẫn là tiền chuyển thẳng giữa hai bên mua bán, sổ chỉ đưa ra tại bàn công chứng, và mọi thoả thuận về phí dịch vụ ghi bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Ở Thành phố Hồ Chí Minh có công chứng hợp đồng bán ruộng ở Nghệ An được không?
Theo nguyên tắc của Luật Công chứng 2024, hợp đồng chuyển nhượng bất động sản được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng trong tỉnh nơi có đất. Bạn có thể ký hợp đồng uỷ quyền ở Thành phố Hồ Chí Minh để người ở Nghệ An ký thay. Hỏi công chứng viên để chắc chắn.
Uỷ quyền làm ở nước ngoài có dùng được ở Việt Nam không?
Văn bản ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thường được chấp nhận. Văn bản ký trước công chứng viên nước ngoài thường cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch, chứng thực bản dịch. Hỏi trước công chứng viên ở tỉnh có ruộng về hình thức họ chấp nhận.
Có thể ký hợp đồng chuyển nhượng ruộng qua mạng không?
Luật Công chứng 2024 có quy định về công chứng điện tử, nhưng việc áp dụng đang triển khai theo lộ trình và điều kiện kỹ thuật. Hỏi tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh có ruộng xem hình thức này đã áp dụng cho hợp đồng về đất chưa.
Tặng cho ruộng cho con đang ở thành phố thì con có phải về ký không?
Bên nhận tặng cho cũng là một bên của hợp đồng nên phải ký, trực tiếp hoặc qua người được uỷ quyền. Nếu là đất trồng lúa, cần hỏi trước điều kiện nhận tặng cho của người không trực tiếp sản xuất nông nghiệp.
Chứng thực hợp đồng ở xã có cần người ký có mặt không?
Cần. Chứng thực hợp đồng là xác nhận chữ ký của người ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người không có mặt phải uỷ quyền bằng văn bản phù hợp cho người khác ký thay.
