Giữa ngày đặt cọc và ngày ký công chứng mua ruộng thường có một khoảng vài tuần, và trong khoảng đó nhiều thứ có thể thay đổi: thửa ruộng bị thế chấp thêm, có đơn tranh chấp mới, một người trong hộ đổi ý, lúa vẫn chưa gặt. Vì vậy người mua cẩn thận luôn làm một vòng kiểm cuối trong tuần ký, dù đã kiểm kỹ trước khi đặt cọc.
Bài này là danh mục kiểm cuối chia theo ba nơi: ở bộ phận một cửa cấp xã hoặc văn phòng đăng ký đất đai, ở chính thửa ruộng, và tại bàn công chứng. Phần kiểm trước khi đặt cọc, như xem quy hoạch, xem loại đất, có bài riêng ở danh mục mua bán của trang; ở đây chỉ tập trung vào những ngày cuối, khi tiền sắp rời khỏi tài khoản của bạn.
Vì sao cần một vòng kiểm cuối
Kiểm tra trước khi đặt cọc cho bạn bức tranh tại một thời điểm. Từ đó đến ngày ký, người bán vẫn là người có quyền với thửa ruộng, và về lý thuyết họ có thể làm thêm những việc ảnh hưởng tới giao dịch: vay tiền thế chấp, nhận cọc của người khác, cho người khác thuê. Phần lớn người bán không làm vậy, nhưng chi phí kiểm lại rất nhỏ so với hậu quả nếu có.
Vòng kiểm cuối cũng là lúc phát hiện những thứ đơn giản bị quên: tên vợ hoặc chồng người bán chưa có trong danh sách người ký, giấy tờ tuỳ thân của một người đã hết hạn, bên bán chưa xoá thế chấp như đã hứa. Phát hiện ở nhà trước hai ngày thì còn kịp xử lý; phát hiện tại bàn công chứng thì phải hẹn lại, và mỗi lần hẹn lại với người bán ở quê là thêm một lần cả hai bên phải sắp xếp công việc, đi lại.
Cuối cùng, đây là lúc kiểm tra chính mình: tiền đã sẵn sàng chưa, tài khoản nhận đúng chưa, mình có đủ điều kiện nhận chuyển nhượng loại đất này không. Người mua ruộng lúa sống ở thành phố đặc biệt cần chắc điểm cuối cùng này trước khi bước vào phòng công chứng.
Ở bộ phận một cửa và văn phòng đăng ký đất đai
Trong tuần ký, xin hoặc tra lại thông tin thửa đất mới nhất. Những điểm cần nhìn:
- Người đứng tên có còn đúng như trên giấy chứng nhận người bán đưa cho bạn xem không.
- Có đăng ký thế chấp mới, hoặc thế chấp cũ đã xoá chưa nếu bên bán hứa xoá trước ngày ký.
- Có ghi nhận đơn tranh chấp, thông tin ngăn chặn, kê biên nào không.
- Loại đất, diện tích, thời hạn sử dụng có khớp với những gì hai bên đã thoả thuận.
- Có ghi chú hạn chế nào như hành lang thuỷ lợi, hành lang đường bộ, phần diện tích chưa được công nhận.
- Với người mua đất trồng lúa: hỏi lại điều kiện và giấy tờ chứng minh trực tiếp sản xuất nông nghiệp theo hướng dẫn đang áp dụng.
Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, một số nơi đang chuyển hồ sơ địa chính về đầu mối mới. Nếu bộ phận một cửa hẹn trả thông tin lâu hơn ngày ký, cân nhắc lùi ngày ký vài hôm thay vì ký khi chưa có thông tin.
Nếu thông tin mới cho thấy có điều khác với lúc đặt cọc, như thêm một dòng thế chấp, đừng vội huỷ giao dịch. Hỏi người bán lý do, đề nghị họ xử lý trước ngày ký, và xem lại điều kiện hoàn cọc trong giấy đặt cọc. Mọi trao đổi lúc này nên bằng tin nhắn hoặc văn bản để còn dấu vết.
Ở chính thửa ruộng
Về quê đi lại thửa ruộng một lần trong tuần ký. Những gì cần nhìn và hỏi:
- Hiện trạng có giống lúc đặt cọc không: bờ thửa, mốc ranh, cây trồng, công trình trên ruộng.
- Lúa, hoa màu đang trồng đã thu hoạch theo thoả thuận chưa; nếu chưa, thời điểm bàn giao trong hợp đồng có hợp lý không.
- Có ai khác đang canh tác, đang thuê ruộng không. Hỏi trực tiếp người đang làm, không chỉ nghe người bán nói.
- Hỏi hộ liền kề: gần đây có ai khác đến xem, đo thửa này không; có mâu thuẫn gì về bờ, về nước không.
- Đường nước và lối đi ra ruộng vẫn như cũ, không bị ai lấp hay rào.
- Không có đất đổ, rác thải, vật liệu xây dựng mới xuất hiện trên ruộng, vì những thứ đó có thể kéo theo vi phạm mà người mua phải gánh.
Chụp ảnh các góc ruộng, ghi ngày. Bộ ảnh này dùng khi lập biên bản bàn giao và khi cần chứng minh hiện trạng tại thời điểm mua. Nếu thấy điều gì khác lúc đặt cọc, hỏi người bán ngay tại chỗ hoặc trong ngày, đừng để tới bàn công chứng.
Với người bán: đã đủ người ký chưa
Người đứng tên. Giấy tờ tuỳ thân còn hạn, khớp với thông tin trên giấy chứng nhận hoặc có giấy tờ chứng minh thay đổi số định danh.
Vợ hoặc chồng. Nếu ruộng là tài sản chung của vợ chồng, cả hai phải ký hoặc có uỷ quyền. Hỏi giấy tờ hôn nhân để biết.
Các thành viên hộ có chung quyền. Ruộng giao cho hộ thì những người có chung quyền đều phải đồng ý. Danh sách này nên thống nhất với công chứng viên trước ngày ký.
Người bán còn minh mẫn, tự nguyện. Với người bán cao tuổi, ốm yếu, để ý xem họ có thật sự hiểu và muốn bán không, hay đang bị con cháu thúc ép. Một giao dịch mà người bán sau này nói mình không hiểu đã ký gì là giao dịch dễ bị đem ra toà.
Người ký thay. Nếu ai đó ký thay theo uỷ quyền, đọc tận mắt văn bản uỷ quyền: phạm vi có bao gồm việc chuyển nhượng thửa này không, còn thời hạn không, người uỷ quyền còn sống không.
Tại bàn công chứng: đọc dự thảo theo thứ tự
Dự thảo hợp đồng thường dài vài trang. Đọc theo thứ tự sau để không bỏ sót chỗ quan trọng.
- Thông tin các bên: tên, năm sinh, số giấy tờ, đúng và đủ người.
- Thông tin thửa ruộng: số tờ, số thửa, diện tích, loại đất, số phát hành giấy chứng nhận, khớp với giấy chứng nhận bản chính.
- Giá và cách thanh toán: con số, số đợt, mốc của từng đợt, tài khoản nhận tiền đứng tên ai.
- Thời điểm và cách bàn giao ruộng, vụ lúa đang trồng, tài sản trên ruộng.
- Ai nộp thuế, phí, lệ phí; ai làm thủ tục đăng ký biến động.
- Điều kiện huỷ, hoàn tiền nếu không đăng ký được.
- Chữ ký, điểm chỉ ở từng trang theo hướng dẫn của công chứng viên.
Đừng ngại hỏi lại công chứng viên những câu chưa hiểu. Ký rồi mới hỏi thì câu trả lời không còn giúp gì cho bạn.
Nếu hai bên đã soạn sẵn một bản thoả thuận riêng về vụ lúa, tài sản trên ruộng, hãy đặt nó cạnh dự thảo để đối chiếu từng ý. Chỗ nào bản riêng có mà dự thảo không có, hỏi công chứng viên nên đưa vào hợp đồng hay giữ làm phụ lục.
Danh mục kiểm cuối gọn trên một trang
In hoặc chép bảng này ra giấy, đánh dấu từng dòng trong tuần ký. Dòng nào chưa đánh dấu được trước ngày hẹn là dòng cần hỏi lại người bán hoặc công chứng viên, và nếu là dòng về thông tin thửa đất hay danh sách người ký thì nên lùi ngày ký.
| Việc | Làm ở đâu | Lúc nào |
|---|---|---|
| Xin thông tin thửa đất mới nhất | Bộ phận một cửa, văn phòng đăng ký đất đai | Trong tuần ký |
| Hỏi đơn tranh chấp | Uỷ ban nhân dân cấp xã | Trong tuần ký |
| Đi lại thực địa, hỏi hộ liền kề | Thửa ruộng | Vài ngày trước ký |
| Thống nhất danh sách người ký | Với công chứng viên | Trước ngày ký |
| Gửi trước bản chụp giấy tờ để soạn dự thảo | Tổ chức hành nghề công chứng | Trước ngày ký |
| Chuẩn bị tài khoản, hạn mức chuyển tiền | Ngân hàng của bạn | Trước ngày ký |
| Đọc dự thảo, ký | Tại bàn công chứng | Ngày ký |
Nếu không tự làm hết được vì ở xa, bạn có thể để lại nhu cầu cho Ruộng Đất để được nối với văn phòng công chứng hoặc người môi giới đất ở địa phương, rồi giao những việc đi lại cho người được nối, còn việc đọc dự thảo và quyết định chuyển tiền vẫn do chính bạn làm.
Về tiền: chuẩn bị chuyển cho đúng
Tiền mua ruộng nên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người bán, hoặc đứng tên một trong những người có quyền theo thoả thuận ghi trong hợp đồng. Tránh chuyển vào tài khoản của người trung gian, người được uỷ quyền, hay “tài khoản của con trai chủ đất” nếu hợp đồng không ghi như vậy. Nội dung chuyển khoản ghi rõ thanh toán đợt mấy theo hợp đồng chuyển nhượng thửa số mấy.
Kiểm hạn mức chuyển tiền trong ngày của tài khoản mình trước, vì nhiều người đến ngày ký mới phát hiện không chuyển được hết. Nếu thanh toán theo đợt, đợt lớn nhất nên gắn với mốc đã đăng ký biến động hoặc ít nhất đã nộp hồ sơ, theo thoả thuận.
Hạn chế mang tiền mặt lớn về quê. Nếu người bán lớn tuổi không quen tài khoản ngân hàng, hãy đưa họ ra ngân hàng mở tài khoản trước ngày ký, hoặc hỏi công chứng viên về cách thanh toán an toàn có biên nhận.
Một điều nhỏ hay bị quên là ai giữ bản chính giấy chứng nhận sau khi ký. Thường bên mua giữ để nộp hồ sơ đăng ký biến động, nhưng nếu thanh toán theo đợt, bên bán có thể muốn giữ đến khi nhận đủ tiền. Thống nhất trước và ghi vào hợp đồng hoặc biên bản giao nhận giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Đã kiểm kỹ trước khi đặt cọc rồi có cần kiểm lại không?
Nên kiểm lại, vì tình trạng pháp lý của thửa ruộng có thể thay đổi trong thời gian chờ ký. Việc xin thông tin thửa đất mới nhất tốn ít thời gian và chi phí so với rủi ro.
Công chứng viên có tự kiểm thế chấp, tranh chấp không?
Công chứng viên kiểm giấy tờ và tra cứu thông tin ngăn chặn theo quy định. Tuy vậy, có những thông tin chưa được cập nhật hoặc không thuộc phạm vi tra cứu, như tranh chấp mới nộp đơn ở xã. Tự kiểm thêm là lớp bảo vệ của chính bạn.
Phát hiện vấn đề ngay tại bàn công chứng thì có nên ký tạm không?
Không nên. Nếu phát hiện thông tin không khớp, thiếu người ký, hay điều khoản chưa thống nhất, hãy dừng lại và hẹn ngày khác. Một lần hẹn lại tốn ít hơn nhiều so với một hợp đồng có vấn đề.
Có nên nhờ luật sư đi cùng buổi ký công chứng không?
Với thửa ruộng giá trị lớn, nhiều người cùng quyền, hoặc có điều khoản phức tạp, có luật sư đọc dự thảo trước là đáng cân nhắc. Với giao dịch đơn giản, đọc kỹ theo danh mục và hỏi công chứng viên thường là đủ.
Ký xong rồi thì việc tiếp theo của người mua là gì?
Nộp hồ sơ đăng ký biến động tại bộ phận một cửa hoặc văn phòng đăng ký đất đai trong thời hạn luật định, theo dõi thông báo nghĩa vụ tài chính, nhận kết quả, và lập biên bản bàn giao ruộng theo mốc trong hợp đồng.