Sau khi giao ruộng ngoài thực địa, mọi thửa trong khu dồn điền phải được đo đạc lại, chỉnh lý hoặc lập mới bản đồ địa chính, rồi các hộ nộp giấy chứng nhận cũ để nhận giấy chứng nhận mới đúng với thửa mới. Đây là bước khép lại dồn điền đổi thửa về mặt pháp lý, và cũng là bước nhiều nơi để kéo dài nhất.
Chừng nào chưa có giấy mới, quyền của bạn với thửa ruộng mới chỉ được chứng minh bằng biên bản giao nhận và danh sách trong phương án. Muốn bán, cho thuê dài hạn, thế chấp, hay chia thừa kế thửa đó đều vướng. Vì vậy theo sát bước này là việc nên làm.
Trình tự cấp đổi thường gặp
Trình tự cụ thể do văn bản hướng dẫn và kế hoạch của tỉnh quy định. Phổ biến nhất là các bước sau:
- Đo đạc sau giao ruộng. Đơn vị đo đạc được thuê đo cả khu theo mốc đã cắm, lập bản đồ địa chính mới hoặc chỉnh lý bản đồ cũ.
- Công khai kết quả đo. Kết quả đo từng thửa, tên người sử dụng, diện tích được niêm yết ở thôn và xã để các hộ kiểm tra.
- Hộ kê khai, nộp hồ sơ. Mỗi hộ ký đơn đề nghị cấp đổi, nộp lại bản gốc giấy chứng nhận cũ của các thửa đã đưa vào dồn điền.
- Thẩm định, in giấy. Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ, cập nhật cơ sở dữ liệu, in giấy chứng nhận mới.
- Trao giấy. Giấy được trao tại xã hoặc tại thôn, hộ ký nhận và kiểm tra ngay tại chỗ.
Nhiều địa phương làm hồ sơ đồng loạt qua tổ công tác, các hộ chỉ ký và nộp giấy cũ. Nơi khác yêu cầu từng hộ tự nộp ở bộ phận một cửa. Hỏi rõ từ đầu để khỏi chờ nhầm.
Công khai kết quả đo: lần kiểm tra quan trọng nhất
Kết quả đo được niêm yết là cơ hội cuối cùng để sửa sai trước khi in giấy. Bạn nên đến xem tận nơi, hoặc nhờ người tin cậy chụp lại phần có tên nhà mình. So sánh ba thứ: diện tích trong danh sách giao ruộng, diện tích bạn tự đo bằng thước dây hôm nhận ruộng, và diện tích ghi trong kết quả đo đạc.
Chênh lệch nhỏ do sai số đo là bình thường. Chênh lệch lớn, ví dụ giả định thiếu hẳn một khoảng bằng chiều rộng một bờ ruộng chạy dọc thửa, thường do mốc bị dịch khi làm bờ, hoặc do phần đường nội đồng lấn vào. Khi phát hiện, làm đơn đề nghị kiểm tra lại, có mặt đơn vị đo, tổ công tác và hộ liền kề.
Đừng quên kiểm tra tên người sử dụng. Ruộng giao theo hộ có thể được ghi tên chủ hộ, tên hai vợ chồng, hoặc tên các thành viên theo cách ghi của giấy cũ. Nếu trong thời gian dồn điền gia đình có người mất, có người tách hộ, có người mua bán, hãy báo ngay để ghi đúng, tránh phải đính chính sau.
Cùng lúc đó, xem loại đất ghi cho thửa mới. Thửa nhận về có thể ghép từ đất chuyên trồng lúa và đất trồng cây hằng năm khác; loại đất ghi trên giấy ảnh hưởng đến việc bạn được làm gì trên thửa đó sau này.
Giấy mới cần kiểm tra những dòng nào
Ngày nhận giấy, đừng chỉ ký rồi cất. Đọc từng mục, đối chiếu với các giấy tờ bạn đã có:
| Mục trên giấy | Đối chiếu với | Sai thường gặp |
|---|---|---|
| Tên người sử dụng đất | Giấy cũ, căn cước của các thành viên | Sai chính tả, thiếu tên vợ hoặc chồng, ghi tên người đã mất |
| Số tờ, số thửa | Sơ đồ giao ruộng, kết quả đo | Nhầm số thửa với hộ liền kề |
| Diện tích | Kết quả đo đã niêm yết | Lệch so với số đã công khai |
| Loại đất | Phương án, loại đất của các thửa cũ | Ghi sai loại, ví dụ đất trồng lúa thành đất trồng cây khác |
| Thời hạn sử dụng | Giấy cũ | Ghi thời hạn khác với thời hạn còn lại của thửa cũ |
| Nguồn gốc sử dụng | Giấy cũ, quyết định phê duyệt | Ghi không đúng hình thức chuyển đổi |
| Sơ đồ thửa | Thực địa, mốc | Hình thửa không khớp với ngoài đồng |
Phát hiện sai sót thì đề nghị đính chính ngay, càng để lâu càng khó. Việc đính chính sai sót do cơ quan nhà nước gây ra về nguyên tắc không phải là lỗi của người dân, nhưng bạn vẫn cần làm đơn và nộp kèm bằng chứng.
Ruộng đang thế chấp, đang cho thuê, đang thừa kế
Đang thế chấp. Giấy cũ đang nằm ở ngân hàng. Ngân hàng phải phối hợp nộp giấy cũ và đăng ký thế chấp sang thửa mới, thường theo hướng dẫn của văn phòng đăng ký đất đai. Bạn nên báo ngân hàng ngay khi có phương án, đừng chờ đến lúc in giấy.
Đang cho thuê. Hợp đồng thuê ghi số thửa cũ. Sau khi có giấy mới, hai bên nên làm phụ lục cập nhật số thửa, diện tích, vị trí. Nếu hợp đồng thuê đã đăng ký, cần đăng ký thay đổi theo.
Người đứng tên đã mất. Nếu chủ thửa mất trước khi cấp đổi, giấy mới chưa thể ghi tên người thừa kế cho đến khi khai nhận di sản xong. Gia đình nên làm thủ tục thừa kế song song, hỏi văn phòng đăng ký đất đai cách xử lý trong trường hợp này.
Đang mua bán dở dang. Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng nhưng chưa sang tên trước khi dồn điền là trường hợp rắc rối. Hai bên cần thông báo cho tổ công tác ngay, để thửa được giao cho đúng người và giấy được cấp cho đúng chủ.
Phí, lệ phí và thời gian: hỏi gì cho rõ
Chi phí đo đạc, lập bản đồ, in giấy trong các đợt dồn điền thường được ngân sách hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ theo chính sách của từng tỉnh, nhưng không phải nơi nào cũng vậy. Có nơi các hộ đóng góp một khoản theo diện tích, có nơi miễn hẳn. Bài này không nêu con số vì mỗi tỉnh mỗi khác và thay đổi theo từng thời kỳ.
Câu hỏi nên đặt cho bộ phận một cửa của xã hoặc tổ công tác: khoản nào hộ phải đóng, đóng cho ai, có biên lai không; lệ phí cấp giấy có được miễn trong đợt dồn điền không; thời gian dự kiến trao giấy là bao lâu kể từ ngày nộp hồ sơ. Nên xin trả lời bằng văn bản hoặc ít nhất là ghi lại tên người trả lời và ngày hỏi.
Về thời gian, đợt cấp đổi đồng loạt thường chậm hơn so với hồ sơ đơn lẻ, vì phải chờ đo cả khu và xử lý hàng trăm hồ sơ cùng lúc. Nếu quá lâu mà không có thông tin, bạn có quyền hỏi tiến độ. Nhiều tỉnh đã có hệ thống tra cứu tình trạng hồ sơ trên cổng dịch vụ công, cán bộ một cửa sẽ chỉ cách dùng mã hồ sơ.
Vì sao cấp đổi hay bị chậm và làm gì khi hồ sơ treo lâu
Hồ sơ cấp đổi sau dồn điền chậm thường không phải vì một hộ nào, mà vì cả khu bị kẹt ở một khâu chung. Khâu hay kẹt nhất là đo đạc: đơn vị đo phải chờ các hộ làm xong bờ, cắm lại mốc bị mất, rồi mới đo được; kết quả đo lại phải chờ niêm yết, sửa theo góp ý, rồi mới nghiệm thu. Khâu thứ hai là thiếu giấy cũ: chỉ cần vài hộ chưa nộp lại giấy chứng nhận cũ, vì đang thế chấp hoặc đã thất lạc, nhiều nơi giữ cả lô hồ sơ chờ.
Khâu thứ ba là chuyện tổ chức bộ máy. Trong giai đoạn chuyển sang chính quyền hai cấp, nhiều hồ sơ đang làm dở ở cấp huyện trước đây được chuyển giao về tỉnh hoặc xã, người phụ trách thay đổi. Hồ sơ của bạn có thể đang nằm ở một nơi khác với nơi bạn nghĩ.
Việc bạn làm được: hỏi tổ công tác hoặc bộ phận một cửa xem hồ sơ của khu đang ở khâu nào, ai đang giữ, còn thiếu gì; nếu khâu thiếu nằm ở chính nhà mình, như chưa nộp giấy cũ hay chưa ký đơn, thì hoàn tất ngay; nếu thiếu do giấy cũ của nhà mình bị mất, hỏi văn phòng đăng ký đất đai về thủ tục xác nhận mất giấy để không làm cả khu phải chờ. Khi quá thời hạn giải quyết mà không có lời giải thích, bạn có thể gửi kiến nghị bằng văn bản đến uỷ ban nhân dân xã.
Bản đồ và hồ sơ địa chính mới: thứ nằm sau tờ giấy chứng nhận
Tờ giấy chứng nhận bạn cầm chỉ là phần nhìn thấy. Phía sau nó là bản đồ địa chính mới của cả khu, sổ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai mà văn phòng đăng ký đất đai quản lý. Khi bạn đi làm bất kỳ thủ tục nào sau này, từ chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp đến chuyển mục đích, cán bộ sẽ đối chiếu với hồ sơ đó chứ không chỉ nhìn vào tờ giấy.
Vì vậy, sau dồn điền, việc hồ sơ địa chính được cập nhật đúng quan trọng ngang với việc nhận được giấy. Nếu giấy mới đã có nhưng bản đồ ở xã vẫn là bản cũ, hoặc cơ sở dữ liệu còn ghi các thửa cũ, những giao dịch về sau dễ bị trả hồ sơ vì không khớp. Khi đi làm thủ tục lần đầu sau dồn điền, nếu bị báo không khớp, hãy hỏi rõ không khớp ở đâu và đề nghị chỉnh lý, đừng tự sửa giấy tờ.
Một thói quen tốt là xin trích lục thửa đất mới ngay sau khi nhận giấy, giữ cùng giấy chứng nhận. Trích lục giúp bạn và người mua, người thuê, ngân hàng sau này nhìn thấy ngay vị trí thửa trong khu và các thửa liền kề.
Trong lúc chờ giấy mới: giữ gì, tránh gì
Trong khoảng thời gian chưa có giấy mới, giấy tờ chứng minh quyền của bạn là biên lai nộp giấy cũ, biên bản giao nhận ruộng, danh sách giao ruộng có tên mình và quyết định phê duyệt phương án. Hãy giữ bản gốc biên lai và bản sao các giấy còn lại ở nơi an toàn, chụp ảnh lưu trên điện thoại.
Tránh ký hợp đồng mua bán hay đặt cọc liên quan đến thửa mới khi chưa có giấy, vì bên kia không kiểm tra được gì ngoài lời nói và biên bản. Nếu buộc phải giao dịch, hỏi kỹ công chứng viên về khả năng công chứng trong tình trạng này và rủi ro của từng bên. Cũng tránh tự ý xây dựng công trình kiên cố trên thửa mới khi chưa rõ loại đất trên giấy.
Nếu người thân ở xa cần đứng ra nhận giấy, hãy làm văn bản uỷ quyền rõ phạm vi: nhận giấy, ký biên bản nhận, đề nghị đính chính nếu có sai sót. Đến khi cầm giấy trong tay, đối chiếu một lần nữa theo bảng ở trên rồi mới coi là xong việc.
Câu hỏi thường gặp
Sau dồn điền đổi thửa có bắt buộc làm lại sổ không?
Có, vì thửa ruộng đã thay đổi vị trí, hình dạng và thường cả diện tích. Giấy chứng nhận cũ không còn khớp với thực địa, nên các hộ phải nộp giấy cũ để được cấp đổi giấy mới theo kết quả đo đạc sau dồn điền.
Làm lại sổ sau dồn điền có mất tiền không?
Tuỳ chính sách của từng tỉnh. Nhiều nơi ngân sách hỗ trợ đo đạc và cấp giấy trong đợt dồn điền, nơi khác các hộ đóng góp một phần. Bạn hỏi bộ phận một cửa của xã hoặc văn phòng đăng ký đất đai để biết khoản nào phải nộp và xin biên lai.
Giấy mới ghi sai diện tích thì sửa ở đâu?
Làm đơn đề nghị đính chính gửi văn phòng đăng ký đất đai hoặc nộp qua bộ phận một cửa của xã, kèm kết quả đo đã niêm yết và biên bản giao ruộng. Nên làm sớm, khi đơn vị đo đạc và tổ công tác còn đủ hồ sơ để đối chiếu.
Ruộng đang thế chấp ngân hàng thì có được cấp giấy mới không?
Được, nhưng cần ngân hàng phối hợp nộp giấy cũ và đăng ký thế chấp sang thửa mới. Bạn nên báo ngân hàng ngay khi xã có phương án dồn điền để hai bên chuẩn bị thủ tục, tránh việc giấy mới bị treo vì thiếu giấy cũ.
Chưa có giấy mới thì có bán được thửa ruộng sau dồn điền không?
Rất khó và rủi ro, vì thửa mới chưa được ghi nhận đầy đủ trên giấy chứng nhận. Nếu cần giao dịch gấp, hỏi công chứng viên về khả năng công chứng và cách bảo vệ hai bên; tốt nhất là chờ có giấy mới.
Người đứng tên ruộng mất trong lúc dồn điền thì giấy mới ghi tên ai?
Thông thường phải làm thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản trước, sau đó giấy mới mới ghi tên người thừa kế. Gia đình nên làm song song và hỏi văn phòng đăng ký đất đai cách xử lý cụ thể trong đợt cấp đổi.
